Time management, come gestire il proprio tempo

Saper gestire al meglio il proprio tempo è una delle capacità più importanti da acquisire, e/o migliorare, se nella vita si vogliono realizzare grandi cose, in qualsiasi campo.

Il tempo è la risorsa più democratica del mondo. Tutti noi abbiamo lo stesso numero di ore al giorno, 24! La differenza tra gli individui, su cosa raggiungono nella vita, quindi, è soprattutto in come vengono usate queste ore.

Essendo il tempo una risorsa limitata, la sua gestione e l’equilibrio tra le azioni che “dobbiamo” fare e quelle che “vogliamo” fare ti permetterà di vivere con meno stress ed ansia e raggiungere di conseguenza maggior obiettivi.

Come si gestisce il proprio tempo? 

Assodato che non possiamo inventarci del “nuovo tempo”, tutto quello che possiamo fare è gestire al meglio quello che abbiamo, organizzando e limitando le azioni inutili che ci rubano del tempo prezioso.

Prima di darti quello che secondo me sono i 5 migliori consigli per gestire al meglio il proprio tempo, volevo farti una doverosa premessa. Cambiare le proprie abitudini richiede un tempo fisiologico minimo e la giusta applicazione giorno per giorno. Solo così potrai diventare bravo nello spendere il tuo tempo nel modo corretto, la responsabilità, come sempre, è solo tua ed è direttamente proporzionale all’impegno che ci metti.

C’è un piccolo esercizio pratico che ti voglio proporre ora, serve a farti comprendere la tua percezione del tempo. Ognuno di noi ha la sua percezione delle cose che accadono ed il tempo non è esente da questo.

Durante il master in PNL, una mia compagna di corso, durante alcuni esercizi, mi ha proposto questo simpatico e breve esercizio sulla percezione del tempo. Hai bisogno solamente di un cronometro o di un orologio. L’esercizio consiste nel percepire quanto dura un minuto. Fai partire il cronometro e poi guardarlo quando secondo te è passato giusto un minuto. Alcuni hanno una percezione del tempo tale che solo dopo 20 – 25 secondi credono che sia passato un minuto, altri superano abbondantemente i 60 secondi, arrivando anche al minuto e mezzo.  Prova tu ora!

Ora ti presento cinque strategie provate sul campo, fanne buon pro!

1. IMPARA A DIRE NO. Non si possono accontentare tutti quelli che ci fanno richieste. Prima lo capisci è meglio è! Per portare a termine le cose importanti bisogna concentrarsi su di esse e limitare le distrazioni ruba tempo ed attenzione. Impara a dire no a chi non dà il giusto valore al tempo e se proprio non puoi dir no, impara a rinviarle ad un momento più propizio.
2. CONCENTRATI SU UN COMPITO SPECIFICO PER VOLTA. Il multi-tasking, la capacità di fare più cose nello stesso momento, è una caratteristica tipica dei computer e non degli uomini. Se lavori su più cose contemporaneamente rischi non solo di non farle bene ma anche di perdere più tempo prezioso. Concentrati su un compito per volta e chiudi tutti le distrazioni. Ad esempio, quando scrivo un post sono solito chiudere tutti i social network, come facebook e twitter che altrimenti mi allungano di molto il tempo medio che voglio dedicare alla scrittura.
3. STABILISCI DELLE PRIORITA’. Non è possibile fare tutto, quindi, hai necessariamente bisogno di concentrarti sulle attività che danno il maggior ritorno. Conosci il principio di Pareto? Meglio conosciuta come la legge dell’80/20, dove in modo empirico si stabilisce che la maggior parte degli effetti è dovuta ad un numero ristretto di cause. In pratica Pareto ha individuato in più campi che l’80% dei risultati deriva dal 20% di attività. Individua le attività che ti rendono di più e lascia stare il resto.
4. IMPARA A DELEGARE. Non pensare che tu sei l’unico a saper far le cose nel modo giusto. Molte attività possono e devono essere delegate, in modo da lascarti tempo per le cose dove la tua presenza è necessaria. Impara a delegare e controllare.
5. SCRIVI UN PIANO GIORNALIERO DELLE COSE DA FARE. Mettere nero su bianco le cose da fare aiuta a restare fedele al buon proposito. Programma la tua giornata il giorno prima, bastano 10 minuti la sera prima. Scrivi le cose in ordine di importanza e fai l’azione successiva solo quando hai concluso quella precedente. In questo modo sarai sicuro di non perdere prezioso tempo e concentrarti sulle cose necessarie da fare.

Sono sicuro che sei applichi questi 5 principi riuscirai ad ottenere molto più dalle tue ore. Magari ti resterà del tempo in più per poter svolgere nuove attività a cui hai sempre rimandato per la mancanza cronica di tempo. Un esempio è quello di intraprendere un nuovo hobby, dedicarsi alla lettura per la crescita personale o dedicarsi alla cura ed al benessere fisico frequentando una palestra.